ЯК повинна виглядати електронна пошта

Сучасна людина змушений мати електронну пошту. Без неї неможливо реєструватися в різних інтернет-проектах, заводити акаунти в соцмережах і вести повноцінне ділове життя. Там де є великий потік інформації, повинні бути і свої правила підтримки порядку.

Ви коли-небудь пробували підрахувати, скільки листів приходить у ваш «електронний ящик» щодня? Іноді їх кількість з лишком перевалює за сотню, і це не межа. Цілком очевидно, чому в такому потоці інформації складно знайти дійсно важливі листи. Як же навести порядок в своїй пошті і уникнути повтору цього хаосу в майбутньому?

Корінь проблеми

Електронна пошта - це класичний канал зв`язку, по якому продовжують обмінюватися інформацією в професійному середовищі. На свій e-mail ми отримуємо оповіщення, проектну документацію, рахунки до оплати, контакти майбутніх бізнес-партнерів і т.д. Хаос в електронній пошті породжує безлад в голові: не можна зібратися з думками, запам`ятати важливі дані, легко щось забути, складно щось знайти ...

Звідси брак часу і проста дратівливість. Так чому б не навести порядок в електронній пошті один раз, а потім просто завжди його підтримувати ?! Повірте, працювати з такою поштою одне задоволення!

Наводимо порядок

Візьміть за звичку сортувати кореспонденцію, що надходить по категоріях: робота, особисте, розваги, цікаве і т.д. Можете навіть почати сортувати листи за прізвищами, якщо в цьому дійсно є необхідність. Обов`язково користуйтеся стандартними мітками свого сервісу: відзначайте листи важливими, ставте їм зірочки та інші відмітні знаки. Не залишайте непотрібні листи в загальному каталозі - відразу ж позначайте їх як «спам». Також не завадить відписатися від непотрібних розсилок.

Навчитеся працювати з групами листів. Просто виділяйте деяку кількість надійшли листів зі схожими характеристиками і відправляйте їх в окремий каталог, видаляйте їх або ставте позначки. Це допомагає ефективно вирішити проблему плутанини у великому потоці вхідних листів.

Коли будете отримувати важливі листи, але не буде можливості відразу ж відповісти, позначайте їх найбільш насиченою стандартною міткою: наступного разу, коли ви запустите пошту, то помітите їх першими і відповісте на них. Якщо не зробити це відразу, то важливі листи загубляться серед інших, а ви підведете людини або не встигнете зробити щось важливе.

Є листи, зберігати які взагалі немає сенсу. Якщо ви точно знаєте, що надійшло лист явно є спамом, то відразу ж його видаляйте, навіть не відкриваючи. Інакше ви кожен раз будете натикатися на нього, і витрачати час на перечітку заголовка. В обсязі одного листа ви витратите кілька секунд, але коли їх багато, витрати часу виходять досить відчутними.