У чому різниця між рахунком і рахунком-фактурою

Чим же відрізняються між собою рахунок і рахунок-фактура?

Як правило, рахунок виписується бухгалтером. Для цього має бути підстава - договір купівлі-продажу або ж договір з надання будь-яких послуг. У даному документі вказана конкретна сума, яку платник зобов`язується перевести на розрахунковий рахунок або оплатити в касі організації-постачальника за виконану послугу або за конкретний товар.

Якщо ж у договорі обумовлена багаторазова послуга (раз на місяць протягом роки або один раз на квартал), то даний рахунок може бути оформлений один раз на місяць, раз на квартал або ж відразу на цілий рік. Як правило, рахунок не є бланком суворої звітності і не реєструється у книзі продажів. Наявність рахунку необхідно в основному для передоплати.

Які дані вносяться в рахунок?

Даний документ являє собою таблицю, в якій вказана конкретна послуга або найменування товару, одиниця виміру, кількість і ціна за одиницю товару. Наприкінці вказується загальна сума. Також в рахунку обов`язково повинні бути вказані реквізити виконавця послуг куди замовник повинен перерахувати гроші.

Рахунок-фактуру виписує продавець або виконавець вже по закінченні виконаних робіт або наданих послуг. Пред`явлення цього документа є обов`язковим у тому разі, якщо підприємство відшкодовує ПДВ (сума повинна бути вказана в документі), тобто перебуває на загальній системі оподаткування податком. В інших ситуаціях рахунок-фактура звичайно не потрібно. Якщо ж наявність даного документа є обов`язковим, він повинен бути оформлений в той же період, коли була проведена операція (надана послуга, підтверджена актом виконаних робіт або придбаний товар, про що свідчить наявність товарної накладної).

Фактично і рахунок і рахунок-фактуру бухгалтер виписує як при наданні будь-яких послуг, так і при здійсненні договору купівлі-продажу. Різниця лише в призначенні цих документів. Рахунок потрібен покупцю для того, щоб оплатити надані послуги, які зафіксовані в договорі. Саме для цього в рахунку вказуються реквізити для перерахування потрібної суми грошових коштів і послуги чи товар, за які дана сума буде проведена.

Рахунок-фактура потрібна для того, щоб вироблена операція було відображено в податковому обліку, тобто повинен бути зафіксований ПДВ за виконаної послузі чи товару, які планується виконати за вказаною угодою.

Як правило, на рахунку стоїть печатка постачальника послуг (обов`язково), тоді як в рахунку-фактурі її немає. Ще одна відмінність між цими документами в тому, що рахунок-фактуру необхідно передавати в податкову інспекцію, так як цей документ є бланком суворої звітності, рахунок же даної функції не має.