Як правильно заповнити довідку з місця роботи

Офіційний документ з місця роботи

Довідка, видана організацією, є офіційним документом. Відповідно до цього, правильним буде, якщо її оформити на фірмовому бланку для листів. Установчий бланк листа повинен містити реквізити, що відрізняють організацію від інших: повне найменування організації, ідентифікаційний номер платника податків - ІПН, код причини постановки на облік - КПП, банківський ідентифікаційний код - БИК, основний державний реєстраційний номер юридичної особи - свідоцтво про Державну.

Крім обов`язкових реквізитів можуть зазначатися й інші, які залежно від установчих документів несуть додаткову інформацію про підприємство.

Відомості про працівника, факти встановлення, зміни та припинення трудових відносин, які заносяться у довідку, беруться з персональної бази даних про кадри чи особистої картки працівника. Залежно від місця, куди потрібно надати документ, в довідці можна вказувати про наявність дисциплінарних стягнень, заохочень по роботі та іншу інформацію.

Відомості, зазначені в довідці, можна вказувати з посиланнями на документи, де ці факти і події відображені: накази, розпорядження і т.д.

Довідка з місця роботи може бути оформлена рукописно або друкованим методом. Видаваний документ має найменування сСправка, яке пишеться по центру аркуша з невеликим відступом вниз з великої літери. Нижче йде послідовна текстова інформація, яку необхідно надати за місцем вимоги.

Вся інформація, зазначена в довідці, обов`язково датується, візується керівником підприємства або іншою особою і залежно від значущості документа скріплюється печаткою організації або відділу кадрів.

Право на підпис довідки прописується в наказі, довіреності або посадової інструкції. Особа, яка підписує довідку, повинно ставитися до списку, на чиї підписи може ставитися печатка організації.

За правилами діловодства довідці повинен присвоюватися порядковий вихідний номер із зазначенням дати виконання документа. В правильної довідці штамп під вихідний номер ставиться в лівому верхньому кутку документа або в спеціально відведеній для цього позиції бланка листа.

Шаблон допоможе

Для підготовки запитуваних документів законом регламентований термін три робочих дні. Щоб уникнути тимчасову підводну міну і вкластися в висунутий законом період, можна заздалегідь заготовити шаблон довідки. У подальшому, якщо організація, для якої працівник, запитувач довідку, не висуває особливих вимог до її оформлення та змісту, з цього шаблону можна буде швидко і правильно заповнювати довідки з місця роботи.