ЯКІ документи відносяться до інформаційно-довідкових

Діяльність будь-якого підприємства або організації, незалежно від форми власності, неможлива без ведення документообігу, що є, по суті, підтвердженням цієї діяльності. Уніфікація документообігу була зроблена ще в 79-х роках минулого століття, але стандарти, створені тоді, з невеликими змінами і доповненнями діють і сьогодні.

Інструкція

Уніфікована система документообігу, необхідна для забезпечення діяльності організації, включає в себе три види документів:
- організаціонние-
- распорядітельние-

- інформаційно-довідкові.
Останній вид документів носить допоміжний характер по відношенню до двох перших і, на відміну від них, не є обов`язковим для виконання. У них міститься якась службова спеціальна інформація, необхідна як для прийняття управлінських рішень, так і для їх правильного розуміння і виконання.

До інформаційно-довідкових документів відносять: ділові інформаційні листи-телеграми і телефонограмми- службові, доповідні і пояснювальні запіскі- зведення, огляди та інформаційні довідки, акти. Зміст цих документів може тільки прийматися до відома або спонукати до дій, заснованим на цих відомостях. Це важлива частина документообігу, без якої неможливо організувати жоден виробничий процес.

Якщо говорити про окремі види інформаційно-довідкових документів, основну їх частину, як правило, становлять інформаційні листи, в яких автори доводять до відома респондента якісь факти, інформацію про товари, майбутні події або заходах. Вони можуть бути як ініціативними, так і тими, що пишуться у вигляді звіту про виконання доручених завдань від головних організацій, що мають вищий управлінський рівень. Ініціативні рекламні листи також відносяться до інформаційно-довідкової документації.

Зведення, огляд або інформаційна довідка - документи, що містять опис якихось однотипних фактів, речей або подій, в яких може бути присутнім коротке резюме, але це вимога обов`язковим не є. Звичайні довідки можуть готуватися за заявою зацікавлених сторін або фізичних осіб і служити документом, що підтверджує який-небудь факт. Це, наприклад, довідки про заробітну плату, склад сім`ї, місце роботи або навчання та ін.

Службові записки зазвичай використовуються в якості обміну інформацією між підрозділами, що не перебувають у прямій виробничої залежності. Доповідні пишуться безпосередньому керівнику з метою інформування про факти, які йому необхідно знати з обов`язку служби. Пояснювальні використовуються у випадках порушення трудової дисципліни, їх пишуть самі порушники з метою пояснення свого вчинку. Акти, що підтверджують той чи інший факт, складаються колегіально і підписуються як мінімум 3-ма учасниками перевірки або дії.