ЯК врахувати витрати на мобільний зв'язок

Сьогодні відшкодування витрат на оплату стільникового зв`язку працівників компанії є широко поширеною практикою. НК РФ не забороняє роботодавцям витрати по телефонних переговорів, у тому числі і мобільним, приймати до податкового обліку. Зрозуміло, якщо ці витрати мали виробничий характер. Але це часто складно довести. Як максимально убезпечити себе від претензій з боку інспекції?

Інструкція

При використанні в компанії корпоративних сім-карт, лімітну суму витрат на зв`язок краще прописати в наказі.

Якщо керівництво компанії прийняло рішення компенсувати працівникам витрати на мобільні переговори, то для їх обгрунтування слід мати:

- договір з оператором стільникового зв`язку-
- затверджений наказ керівника, що включає список співробітників, яким дозволено користування корпоративними сім-картами, і встановлені ліміти витрат на зв`язок-
- щомісячні звіти з деталізацією викликів.

Саме прописаний в наказі ліміт мобільних витрат дозволить визнати понесені витрати в рамках ліміту для цілей податкового обліку. У такому разі не доведеться «обчислювати», які переговори носили службовий характер, які особистий. Якщо співробітникам компанії дозволено користуватися корпоративними сім-картами без обмежень, то в наказі краще позначити, що витрати на стільниковий зв`язок не нормуються.

Для визнання витрат на роумінг важливо мати на підтвердження відрядження документи.

Нерідкі випадки, коли співробітники компанії для вирішення виробничих завдань відряджаються за кордон. Тоді частка витрат на роумінг в підсумковій сумі витрат на мобільний зв`язок буде вельми вагомою. Обгрунтованість цих витрат підтвердять наказ про направлення співробітника у відрядження, а також посвідчення про відрядження.

Слід прийняти «на озброєння» всю необхідну документацію. Щоб звести до мінімуму ризик претензій з боку податківців, потрібно підготувати пакет таких документів:

- наказ керівника компанії-
- посадові інструкції, де прописано про необхідність користування співробітниками мобільних телефонів в службових цілях-
- договір на обслуговування з оператором стільникового зв`язку-
- розшифровка визовов-
- первинні документи, що підтверджують витрати-
- інші документи, які також можуть свідчити про проведені витрати на мобільний зв`язок виключно в службових цілях (ділове листування, договори з контрагентами та інші).