Порада 1: як правильно і чим прошивати документи

Підготовка до прошивання і зшивання документів

Приготуйте аркуші документів або книги для прошивання. Підготуйте голку і суворі нитки. Можуть знадобитися дирокол, клей канцелярський, наклейка (папір 4 на 6 см) і печатку. Далі підготуйте документи, які будуть підшиватися. Розкладіть правильно листи, перевірте, в потрібному Чи порядку вони складені. Якщо зшиваються кілька листків, досить проколювати голкою. Проведіть строго вертикальну лінію на місці прошивки, симетрично по центру відзначте 3 точки, між якими строго по 3 см, і можете підшивати. Якщо документ особливо важливий, можна зробити п`ять отворів для прошивки з інтервалом по 3 см. Можна зробити отвори дироколом.

Для бухгалтерських документів, які треба підшивати товстими пачками, можна застосувати два варіанти. Проколювати частинами і просувати по нитці. Або робити прокол товстим довгим цвяхом і молотком. Перш ніж прошивати журнал обліку чого-небудь, пронумеруйте сторінки від обкладинки до обкладинки. Далі скористайтеся цвяхом і молотком для проколювання дірок. Або проколіть шилом.

Чим і як зшивати документи

Прошивати документи в кілька аркушів можна звичайними нитками, але краще вибрати нитки прошивні (сувора нитка). Пачки банківських документів краще прошивати банківським шпагатом. Журнали - ниткою суворою, адже журнал скріплений сам по собі, а нитка потрібна для гарантії, що аркуші не будуть вирвані.

Книга обліку доходів і витрат повинна бути пронумерована і прошита. На останній сторінці вказуються дані по книзі і ставляться підписи і печатки (за наявності) підприємця та представника податкової.

Краще прошивати документи два рази для надійності. Правильний варіант прошивки, коли починається нитка з тильного боку документа і туди ж виводиться залишок нитки після прошивки. Скільки сантиметрів нитки залишати на тильній стороні? Сантиметрів 5-7. Тоді зручно нитка зав`язати вузликом. Кінці ниток повинні бути приблизно рівними для подальшої заклеювання.

Оформлення зшитого документа

Куди подіти бухгалтерські документи після зшивання? Можна відправляти в шафу або в архів. Робота з ними по прошивці завершена. А документи важливі, наприклад, протоколи, треба готувати далі. Для цього готується наклейка з тонкого паперу. Заздалегідь роздруковується на ній текст такого змісту: «прошито, пронумеровано, скріплено підписом і печаткою N листів». N - кількість аркушів, вказується прописом та цифрами. Далі йде посаду керівника, найменування організації, власне підпис і печатку. Текст, ясна річ, друкується заздалегідь, а підпис і печатка ставиться пізніше.

Книга обліків і доходів, яка велася в електронному вигляді, роздруковується після закінчення звітного періоду, роздруківки зшиваються та завіряються підприємцем і представником податкового органу.

Наклейка розташовується на тильній стороні документа так, щоб нею були закриті вузлик з ниток і частина ниток. Кінчики ниток виводяться за межі наклейки і проклеюються канцелярським клеєм по всій поверхні наклейки. Тільки тепер можна підписувати керівником і ставити печатку. Такою ж процедурою з наклейкою піддаються журнали.