ЯК правильно скласти діловий лист :: Ділове спілкування та етика

Діловий лист - це основний елемент ділового листування. Саме від грамотності складеного документа залежить позитивний імідж компанії. Складанням ділових листів займаються секретарі та помічники керівників компанії.

Складання ділового листа

Написання ділового листа обов`язково має мету: запропонувати співпрацю, збільшити продажі організації, прискорити процес оплати товарів, пред`явити претензії, подякувати про щось, укласти угоду, привітати. Лист має бути складено з конкретною метою і вона повинна бути максимально в ньому виражена. Обов`язково дізнайтеся подробиці про компанію, куди ви збираєтеся відправляти лист. Про потенційного партнера потрібно знати максимум.

Найчастіше компанії розсилають масу листів з пропозицією товарів або послуг, але при цьому про адресатів є мінімум інформації. Це головна помилка всіх початківців бізнесменів. Адже одержувачу листи завжди приємніше знати, що звертаються до нього особисто. Звернення до людини по імені - це основа успішного листи про продаж товару, наприклад. І навіть якщо ви не знаєте імені адресата, то в жодному разі не можна писати посаду людини в скороченому варіанті при зверненні до нього.

Оформлення ділового листа

В ідеалі кожна компанія має свій фірмовий знак. Саме на ньому і оформляється діловий лист. На фірмовому бланку завжди зазначено найменування організації, місцезнаходження фактичне і юридичне, контакти, сайт, електронну адресу, логотип та інші дані про організацію. Поля ділового листа: нижнє, верхнє, праве і ліве мають стандартні розміри. Ліве поле - 3 см, так як всі документи відправляються на підшивку. Праве поле - 1,5 см. Верхній і знизу: 1 см.

Кожне ділове лист починається з короткого і яскравого заголовка, який розташовується посередині. У заголовку неодмінно розкривається зміст тексту. Шапка ділового листа містить: найменування компанії-одержувача із зазначенням ПІБ, а також посада особи-отримувача (у правому верхньому куті). Лівий верхній кут під шапкою - це місце для зазначення реєстраційного (вихідного) номера листи і дати. Якщо діловий лист пишеться як лист-відповідь, то слід вказати, на який документ відповідає цей лист. Тема ділового листа вказується після дати і номера документа. Підпис відправника вказується в кінці листа. Також обов`язково пишеться ПІБ та посаду.

Якщо в листі зазначаються будь-які фінансові дані про компанію, то внизу також повинна стояти підпис головного бухгалтера. Порядок розташування підписів такий: спочатку підпис генерального директора, а під нею головного бухгалтера. Також в кінці листа на підпис ставиться офіційна печатка організації. Шрифт Times New Roman 12-й розмір і одинарний інтервал - це стандарт для офіційної ділової переписки. Діловий лист, що є серйозною пропозицією, прийнято відправляти відправляти поштою, а не по факсу або E-mail. Кур`єр особисто вручає лист керівнику або секретарю. Такий лист обов`язково доставляється у великому фірмовому конверті, який видрукуваний друкарським способом. Все це працює на створення сприятливого іміджу компанії.