ЯК оволодіти навичками ділового листування

В даний час жоден серйозний бізнес не може обійтися без ділової переписки, тому володіти її навичками є вкрай важливим в сучасному суспільстві. Причому ці навички необхідні не тільки власникам бізнесу, а й рядовим працівникам, які можуть вести листування з партнерами компанії.

Інструкція

Орієнтуйтеся на ціль листування і дотримуйтеся її в листі. Для цього необхідно, в першу чергу, розуміти, що будь-яке спілкування переслідує за собою необхідність інформування співрозмовника або його переконання. Залежно від тієї чи іншої ситуації, акцент може бути зміщений в одну зі сторін.

Створіть в очах співрозмовника позитивний діловий імідж. Цим кроком ні в якому разі не можна нехтувати або ставиться до нього халатно, так як сформоване ставлення до відправника листа після навіть побіжного прочитання залишиться в пам`яті у адресата надовго. На діловий імідж листи впливають шість основних критеріїв, таких як: грамотний вибір теми листа, час відповіді на лист, правильне персональне звернення, вираз вдячності за прочитання листа, завершення листи на позитивній ноті і грамотна підпис відправника.

Формуйте лояльне ставлення клієнта до себе або своєї компанії в листі. Як заявляють маркетологи, близько 80% прибутку компанії приносять її постійні клієнти, тому до їхніх вимог необхідно ставитися особливо трепетно. Для підвищення лояльності постійних клієнтів слід контролювати в листі наступні три моменти: проявляти увагу до потреб клієнта, використовувати в тексті листа лексику адресата і підкорятися логіці адресата. Лише ставши ближче до клієнта, відправник зможе повною мірою задовольнити його побажання.

Розділяйте лист на смислові компоненти. У цьому випадку воно буде звучати більш переконливо для адресата. Всього таких компонентів три: інформація про те, що пропонує відправник, чітке повідомлення про те, яку користь отримає адресат, і переконливі аргументи на доказ головних положень листа.

Структуруйте пропозиції так, щоб вони чітко відповідали нормам мови, якою вони написані. Ця особливість написання впливає на сприйняття людиною інформації. Члени пропозиції розставляйте в найпростішому прийнятому порядку для тієї чи іншої мови. Самі пропозиції повинні бути лаконічними і простими для сприйняття. Ставте між абзацами додаткові проміжки для спрощення сприйняття інформації читачем.