Як написати ввічливу відмову на комерційну пропозицію

Чому від комерційної пропозиції відмовляються?

Як правило, комерційна пропозиція - це перша стадія переговорів: клієнт ще не вирішив, з ким саме він буде працювати, постачальники або підрядчики чекають його рішення і намагаються привернути увагу до себе. Комерційні пропозиції розсилаються десятками - це можливість показати себе в кращому світлі, описати всі свої можливості і створити у потенційного партнера гарне враження. Як тільки рішення прийнято, всі пропозиції, що надійшли відправляються в папку з перспективними контактами на випадок, якщо доведеться міняти виконавця - і в цій ситуації важливо правильно скласти лист-відмову, зберігши для себе можливість повторного звернення.

Етика відмови

У листі з відмовою важливо показати повагу до співрозмовника - його пропозиція була гідним, він витратив час на обговорення деталей, нехай і не увінчалася укладенням договору, і очікує від вас рішення, нехай навіть негативного.

Відмова оформляється на фірмовому бланку компанії в електронному або паперовому вигляді, в залежності від ситуації. Стандарти ділового спілкування вимагають, щоб позначена тема листи була нейтральною, без негативу - підійдуть фрази «Відповідь на вашу пропозицію», «Про співпрацю», «Про проведення робіт». Вибирайте ту тему, яку адресат використовував у своєму листі. Використовувати для електронних листів автоматичні теми відповіді, наприклад, «RE: Комерційна пропозиція», небажано, щоб не виникало відчуття неуваги до адресата.

Нічого нового у зверненні до співрозмовника для такого роду листів немає - бажано використовувати ім`я по батькові, якщо вони вам відомі, з додаванням слова «Шановний». Наприкінці звернення ставиться знак оклику або кома, залежно від прийнятих у вашій компанії стандартів оформлення листів. Ще один важливий елемент письмової відмови - посилання на пропозицію, яка надійшла до вас і на яке, власне, ви і відповідаєте відмовою. Посилання краще вставляти в початок листа, відразу після звернення - «У відповідь на ваш запит від 6.08.12 ...», «На комерційну пропозицію від 9 травня ...».

Обов`язково потрібно висловити жаль з приводу відмови. Якщо до листа з комерційною пропозицією були додані документи або інформаційні матеріали, вкажіть, що ви їх отримали і ознайомились з ними - наприклад, «Дякуємо вам за детальну презентацію, наші фахівці ознайомилися з наданою інформацією, але, на жаль, ми змушені відмовитися від ваших послуг ». Не забудьте вказати причину відмови, якщо ви уповноважені це зробити - наприклад, якщо комерційне пропозиція не відповідає умовам тендеру. Вибір більш вигідної пропозиції в якості причини відмови традиційно не озвучується.