Як написати доповідну записку: зразок

Що являє собою доповідна записка

Ділова папір у вигляді доповідної записки носить інформативно-рекомендаційний характер. Вона надається безпосередньому начальнику або керівнику організації. Доповідна записка може бути складена за завданням керівництва і за ініціативою співробітника.

Документ складається з конкретних фактів стосовно окремого питання. У більшості випадків доповідна записка - це суб`єктивна думка працівника, яке викладено у письмовій формі. Іноді у світлі подій, що відбуваються на підприємстві керівнику вкрай важливо знати думки підлеглих, щоб скорегувати свої подальші дії. Від працівників вимагається одноосібно скласти розгорнуту відповідь, доповнений власними ідеями та рекомендаціями.

Що стосується тематики доповідних, то вона може бути різною: від разового надання відомостей до періодичної звітності. На відміну від пояснювальної та службової записок доповідна може використовуватися всередині підприємства або ж грати роль звітного документа для вищої інстанції.

Причина складання документа

Доповідна записка складається в результаті виходу з-під контролю будь-якого процесу, що може завдати шкоди підприємству. Саме тоді співробітник може подібним чином довести до відома начальства всю інформацію. Наприклад, це можуть бути множинні прогули відповідальної особи або байдуже ставлення до виконання планових показників, що, природно, може негативно відбитися на результатах роботи всього підприємства. В цілому, документ покликаний стати сигналом до зміни внутрішньої політики, яку реалізує в даний момент керівництво.

Як грамотно оформити доповідну записку

Зазвичай документ складається з кількох частин. По-перше, необхідно чітко сформулювати причину, яка стала приводом для написання доповідній. Тут вимальовується конкретна ситуація і перераховуються факти. Потім досить дохідливо рекомендується висловити власну думку з приводу того, що відбувається. При цьому необхідно провести аналіз ситуації з усіх боків і запропонувати свій варіант вирішення проблеми.

Вся інформація має бути викладена досить лаконічно, при цьому слід дотримуватися тематики події. Неприпустимо спотворення дійсності і висловлювання домислів, які не підкріплюються доказовою базою.

Документ розміщується на листку формату А4 з обов`язковим зазначенням у верхньому лівому кутку найменування підрозділу. Справа вгорі слід розташувати інформацію про адресата записки. Трохи нижче з нового рядка великими літерами прописується найменування документа та його номер, а також місце складання.

Потім у досить вільній формі викладається інформація, яка підкріплюється підписом співробітника - укладача документа.

Перш ніж відправляти доповідну записку рекомендується ретельно перевірити реальність всіх наведених обставин.