Як скласти відповідь на претензію

Претензійний порядок вирішення спорів передбачає направлення контрагенту претензії із зазначенням строку для її розгляду. Протягом зазначеного часу інша сторона договору повинна направити автору претензії мотивовану відповідь на неї, який може бути позитивним або негативним.

У разі незгоди з викладеними в претензії вимогами, необхідно мотивувати свою відмову в їх задоволенні.

Відповідь на претензію адресується особі її підписала, звичайно, це керівник організації, тому розпочати претензію найкраще з офіційного звернення до нього, наприклад, «Шановний Іван Іванович!».

У тексті відповіді потрібно послатися на саму претензію, її номер, дату, коротко викласти її суть, щоб відразу було зрозуміло про що йде мова. Наприклад, «За результатами розгляду претензії про стягнення відсотків за користування чужими грошовими коштами в розмірі 50 000 руб. від 26.12.2013 р вих. № 575657 в зв`язку з простроченням оплати за договором оренди від 12.08.2013 р № 565665 повідомляю, що зазначена претензія підлягає відхиленню з таких підстав ».

Далі викладаються причина відмови. Такими причинами можуть бути, наприклад, порушення умов договору з боку автора претензії: «Згідно розділу 1 Договору орендна плата сплачується на підставі повного комплекту первинних документів (акта виконаних робіт, рахунки-фактури), який надається орендодавцем не пізніше 5 (п`ятого) числа місяця , наступного за звітним. Проте, документи на оплату Вами спрямовані з порушенням зазначеного терміну, у зв`язку з чим нарахування відсотків за користування чужими грошовими коштами в даному випадку є неправомірними ».

Відповідь на претензію підписується уповноваженою особою з додатком відповідної довіреності.