У чому полягають обов'язки офіс-менеджера

Офіс-менеджер, якого ще називають секретарем або адміністратором офісу, є досить серйозною і відповідальною посадою. На ньому тримається практично вся робота підприємства, хоча багато з того, що він робить, залишається непоміченим.

Інструкція

Офіс-менеджер виконує управлінські функції. Офіс-менеджер зобов`язаний планувати роботу всіх осіб, які працюють в конкретній компанії і вибудувати організаційну структуру офісу. Також в цю категорію обов`язків входить керівництво персоналом, що стоять нижче за рангом, організація навчання працівників, планування їх кар`єри та створення політики спілкування з клієнтами.

Адміністративна категорія є наступною безпосереднім обов`язком офіс-менеджера. До неї входить організація діловодства та розроблення відносин між структурними підрозділами.

В господарські повноваження входить закупівля необхідної техніки, обладнання, комплектуючих, витратних матеріалів, а також керівництво по установці устаткування і відстеження його роботи.

У офіс-менеджера існують контрольні обов`язки. Під ними мається на увазі ревізія матеріальних цінностей підприємства, своєчасна атестація персоналу, організація звітності та здійснення інших матеріалів з контролю.

Звітні обов`язки включають в себе повну підготовку всієї документальної звітності для вищого керівництва. Таким чином, керівництво знаходиться в курсі справ, що відбуваються в підприємстві, і за допомогою цього може контролювати ситуацію, що склалася.

Основним обов`язком також вважається організація та проведення ділових переговорів. У це входить планування ділових зустрічей, визначення лінії переговорів, організація документального оформлення переговорів та аналіз результатів ділових зустрічей.

Від офіс-менеджера потрібне знання не тільки своєї роботи, але і роботи решти колективу, відстеження того, як ця робота просувається, знання методів стратегічного планування, основ етики та естетики, а також знання основ бухобліку і звітності.

Робота офіс-менеджером є досить напруженою. Тому вибираючи таку або схожу спеціальність, варто проаналізувати, чи буде ця діяльність приносити задоволення і радість. А адже це важливо, оскільки людина проводить значну кількість часу саме на робочому місці.