ЩО входить в обов'язки офіс-менеджера :: Робота і кар'єра

Багато хто плутає посади офіс-менеджера та секретаря, помилково вважаючи, що обов`язки першого полягають у відповідях на дзвінки і роботі з кореспонденцією. Насправді обов`язки офіс-менеджера трохи ширше, отже, більше заробітна плата і вимоги до кандидатів.

Офіс-менеджер - це особа офісу. Крім обов`язків секретаря, він поєднує в собі функції менеджера з персоналу і завгоспа. Це серйозна посада, тому наявність вищої освіти і досвіду роботи обов`язкові при прийомі.

Що входить в обов`язки офіс-менеджера

- Підготовка офісу перед роботою. Перевірка комп`ютерної техніки, телефонів та офісного обладнання. Виклик майстра при необхідності ремонту.
- Контроль таких санітарних норм, як освітлення, вентиляція і температура в приміщенні.
- Підготовка документів, звітів та матеріалів, необхідних для початку роботи та вирішення поточних завдань.
- Контроль роботи секретарів, кур`єрів і водіїв. Розподіл обов`язків, постановка завдань, визначення ступеня відповідальності і аналіз ефективності їх робіт.
- Розробка кошторису і контроль витрат, необхідних на офісні потреби. Забезпечення працівників канцелярськими товарами, витратними матеріалами та бейджами.
- Підрахунок кількості відпрацьованих годин співробітниками офісу і передача інформації в бухгалтерію для нарахування зарплати.
- Контроль за дотриманням трудової дисципліни. Ведення обліку порушень розпорядку дня і дрес-коду.
- Організація зустрічей, реєстрації та обслуговування відвідувачів.
- Забезпечення переговорів, нарад, презентацій та інших заходів необхідними матеріалами і документами, ведення протоколу.
- Контроль роботи з ведення документообігу офісу.
- Ведення ділової переписки з клієнтами та партнерами, розсилка необхідних матеріалів.
- Допомога працівникам у вирішенні виникаючих проблем і конфліктів.
- Координація завершення роботи офісу, контроль за вимиканням техніки, освітлення, кондиціонерів.
- У багатьох організаціях офіс-менеджер відповідальний за найм персоналу. Розміщує інформацію про вакансії, переглядає резюме і навіть навчає нових співробітників.

Необхідні навички

Офіс-менеджер є сполучною ланкою між керівництвом і співробітниками офісу. У міру необхідності він доповідає про стан справ та ефективності роботи в організації.

Щоб ефективно виконувати свої обов`язки, необхідно знати принципи добору та управління персоналом, методи планування та мотивації, етику взаємовідносин, основи діловодства, трудового законодавства та бухгалтерського обліку. Крім цього, офіс-менеджер повинен володіти стресостійкість, здатність швидко приймати рішення і нести за них відповідальність.