ЩО повинен уміти хороший секретар :: Робота і кар'єра

Секретарем називають офісного працівника, в обов`язки якого входить прийом телефонних дзвінків, вміння працювати з комп`ютером, спілкування з людьми, ведення ділової документації та багато іншого. Про професію секретаря існує багато міфів - але що ж насправді представляє з себе хороший секретар?

Базові навички

Для роботи секретарем не вимагається диплом вищого навчального закладу - цілком достатньо спеціалізованих курсів, де майбутній секретар навчається ділового спілкування та етикету, скорочитанню, діловодства, практичної психології, стенографії та машинопису. Крім цього, на курсах викладають основи роботи в 1С, а також навчають користуватися міні-АТС та оргтехнікою. Без усіх цих навичок секретар не може вважатися гарним працівником.

Для хорошого секретаря також дуже важливо володіти тонким сприйняттям психології інших людей і бути стійким до різноманітних стресів.

Оскільки секретар є діловим обличчям фірми, він повинен мати приємну зовнішність, відчуття стилю і добрий смак. Без уміння красиво одягатися, вести себе в суспільстві і грамотно говорити, секретар не зможе створити у клієнтів компанії, в якій він працює, гарне враження - отже, імідж компанії буде не на висоті. Фактично, основним завданням хорошого секретаря є доцільна й ефективна організація роботи свого начальника і всього офісу.

Особливості професії

Багато хто вважає, що робота секретаря полягає в приготуванні кави, подачі документів на підпис і відповідях на дзвінки. Це помилка - в обов`язки даної професії входить контроль роботи приймальної, ведення ділових листувань, участь у різних офісних і Позаофісне заходах та спілкування з нервовими клієнтами. Крім того, хороший секретар часто виконує функції офіс-менеджера і навіть психолога, який зуміє охолодити обстановку в колективі.

Часто секретарів-референтів називають сірими кардиналами, оскільки вони здатні незримо впливати на роботу компанії і рішення начальника.

Найчастіше секретарями стають жінки, оскільки в емоційному плані вони більш гнучкі й витривалі. Крім цього, вони більш чуйні - уловлювання настрою начальника і колективу дуже допомагає в роботі. Якщо секретар досить розумний і професійний, керівник може звертатися до нього за порадами і прислухатися до них. Саме секретар може полегшити роботу начальника, добре організувавши його робоче місце і вчасно донести необхідну йому інформацію. При цьому у секретарів немає кар`єрного росту, оскільки хороший помічник керівника цінується на вагу золота. Проте в результаті секретар набуває неоціненний досвід і знання ділових процесів, що в майбутньому може допомогти йому почати кар`єру в іншій професії.