Як зробити робочий день ефективним

Матриця управління робочим часом - як її скласти

Найпопулярнішим засобом оптимізації робочого часу є матриця Ейзенхауера. Це перше, що вчать складати на тренінгах з тайм-менеджменту. У просту табличку з чотирьох осередків пишуться справи, розділені за пріоритетами. У лівому верхньому квадраті - термінові і важливі. Туди входить вирішення гострих кризових робочих моментів, невідкладні завдання, проекти, у яких наближається термін здачі. У правому верхньому - важливі, але не такі термінові справи. Це планування нових проектів, оцінка ефективності завершених, поточні щоденні завдання, визначення нових напрямків діяльності. Ліва нижня комірка - завдання менш важливі, але термінові. Туди відносять телефонні переговори, деякі наради, розгляд невідкладних матеріалів, громадська діяльність. І остання, права нижня клітинка - справи кепські і не термінові. Це рутинна робота, деякі дзвінки, розваги.

Найбільш ефективним вважається той робочий день, в якому максимально заповнений правий верхній квадрат - зі справами важливими, але не терміновими. Це означає, що для виконання всіх поставлених завдань є час, все йде за планом, авралу не передбачається. Якщо переповнений лівий верхній квадрат, це говорить про те, що багато завдань були відкладені «на потім», і тепер доводиться розгрібати накопичилася купу термінових і дуже важливих справ. При цьому накопичуються справи важливі, але не термінові, які теж потрібно виконувати, а на це немає часу. І після завершення авралу утворюється наступний через те, що у колишніми не термінових справ уже давно підійшли терміни їх виконання.

Щоб не допустити такого розвитку подій, потрібно складати матрицю Ейзенхауера регулярно, причому не тільки на робочий день. Найбільш ефективні менеджери роблять це кілька разів. В кінці місяця - на наступний, розподіливши основні завдання по осередках. Наприкінці тижня - на наступну, розкидавши по квадратах поточну роботу і вносячи корективи. І перед закінченням робочого дня - на наступний, складаючи план першочергових справ. Такий розподіл обов`язків займе п`ять-десять хвилин, а дозволить не ламати голову над тим, які справи виконувати в першу чергу, а які - потім.

Постійний аврал - що робити?

Якщо справи накопичуються і накопичуються, і восьми годин робочого бракує для виконання всіх обов`язків, варто подумати про делегування повноважень. Можливо, поставлено занадто багато завдань, з якими не під силу впоратися одному співробітнику. Цю ситуацію варто роз`яснити керівництву. Для цього потрібно скласти список справ з підпунктами - що доводиться робити для того, щоб виконати завдання. А ще краще - розписати тимчасові витрати. Це наочно покаже начальнику, що впоратися з усім обсягом робіт одній людині нереально. У цьому випадку з менеджера можуть зняти частину завдань і передати їх іншому співробітникові.