Основи тайм-менеджменту

Усі завдання

Для початку потрібно визначити всі завдання, з якими вам необхідно розібратися. Не важливо, займе справу п`ять хвилин чи кілька днів. Необхідно точно визначити фронт робіт. Це першочергове завдання, від якої відштовхуються майже всі сучасні концепції тайм-менеджменту.

Візьміть листок паперу або комп`ютер і випишіть всі справи, які прийдуть вам в голову. Потім завдання потрібно розподілити за трьома категоріями: швидкі справи, середні і довгі. До швидким справах потрібно віднести всі завдання, які можна виконати за 20-60 хвилин, до середніх - за тиждень, до довгих - за місяць і більше.

Середні і довгі завдання розпишіть на підпункти. Чим докладніше буде виконана декомпозиція, тим більше шансів того, що ви вдало впораєтеся з метою.

Пріоритети

Одна з найважливіших проблем в тайм-менеджменті - це грамотне розставляння пріоритетів. Зробити абсолютно все у вас навряд чи вийде, тому ви повинні вибрати дійсно важливі завдання і зосередитися на їх виконанні. Пронумеруйте всі цілі в порядку убування їх значущості.

Потім відкладіть список і поверніться до нього через півгодини. Уважно переглянете ваші пріоритети, можливо щось зміниться. Виберіть одну головну мету, на якій ви повинні зосередити найбільше уваги і 6-8 додаткових, які також дуже для вас важливі.

Планування

Зазвичай планування відбувається на тиждень вперед, однак ви можете вибрати і власну періодизацію (наприклад, на день, на три дні або на місяць). Спочатку випишіть всі «жорсткі справи» з вашого списку завдань. Тобто, такі справи, які повинні бути виконані в строго певний час. Наприклад, піти на нараду в середу в 5:00 вечора.

Потім випишіть завдання, які необхідно просто виконати в певний день. Сюди можуть відноситися тренування, підготовки в заняттям і здача звітів. Для них також потрібно вказати час виконання, тільки не суворе, а зразкову. Наприклад, сходити в спортзал з 8 до 10 вечора в середу.

Останній пункт - завдання, які не вимагають суворої прив`язки. Іноді їх називають «контекстними», тобто справи, які виконуються в залежності від місця розташування. Сюди можна віднести читання книг в пробці або купівлю продуктів у магазині.

Вбивці часу

Якщо вам сильно не вистачає часу, то напевно ви часто займаєтеся непотрібними справами і цього не помічаєте. Наприклад, замість того щоб готувати звіт, розмовляєте по телефону. Щоб виявити таких вбивць можна скористатися наступним способом.

Візьміть листок паперу, розбийте його на проміжки по 15 хвилин і постійно записуйте туди, чим ви займалися в кожен період часу. Наприклад, з 14:00 до 14:15 я пив чай з колегою. Таким чином ви зможете виявити і усунути основних вбивць часу, а також визначити, скільки часу ви працювали насправді.