ЯК впровадити систему якості менеджменту

Наявність системи якості менеджменту є сьогодні свідченням стабільності і надійності компанії. Її впровадження дозволяє підвищити керованість і конкурентоспроможність, а також знизити витрати.

Вам знадобиться

- «Політика в області якості»;
- «Керівництво з якості»;
- «Загальносистемні документовані процедури»;
- програма, відповідна «Політиці в області якості»;
- нормативні документи, що регулюють бізнес-процеси в компанії;
- підготовлений і навчений персонал.

Інструкція

Система менеджменту якості - показник надійності компанії та її можливості виробляти продукцію відповідно до вимог замовника. Мета впровадження системи полягає у виключенні можливих помилок в роботі персоналу, наслідком яких може стати брак. Процедура впровадження системи менеджменту якості вельми багатостороння і багатоступенева і вимагає для реалізації тривалого часу (до 1.5 років).

Впровадження системи якості менеджменту починається з рішення керівництва про доцільність ініціювання даного процесу. На рівні вищого керівництва розробляються цілі побудови системи, а також конкретні тактичні кроки для їх досягнення. Все це необхідно зафіксувати документально у вигляді наказів і стратегічних документів. Одним з найважливіших є «Політика в області якості», яка в доступній і короткій формі повинна містити ключові принципи, на яких базуватиметься система якості. Вони повинні бути співзвучні з пріоритетами компанії і грунтуватися на її цінностях.

На наступному кроці необхідно донести рішення про створення системи до персоналу, а також обґрунтувати для нього важливість даної процедури. Всі співробітники під керівництвом відповідальної особи в компанії повинні вивчити теорію менеджменту, а також основні стандарти ISO. Компетенції персоналу, його необхідним знанням і досвіду в рамках системи якості менеджменту приділяється особлива увага.

Далі необхідно зіставити поточний стан справ в компанії та вимоги за стандартами ISO. Це можна зробити шляхом інтерв`ювання та анкетування співробітників компанії. В результаті повинен вийти звіт, в якому будуть вказівки на те, яким чином реалізовані конкретні вимоги стандарту і до чого необхідно прагнути. Звіт повинен приділити особливу увагу поточному стану справ: основним і допоміжним процесам компанії, найбільш критичним бізнес-процесам, наявності відповідних регламентів, а також розподілу відповідальності і повноважень по особам та відділам. Результатом впровадження системи якості менеджменту повинно стати усунення протиріч між поточним і потрібним станом справ.

Впровадження системи менеджменту якості неможливо без складання програми проекту. Він повинен містити опис етапів процедури, перелік відповідальних за кожен етап, а також розподіл бюджету. Останній складається з витрат на оплату послуг зовнішніх консультантів, вартість навчання персоналу, а також ціну, яку доведеться заплатити за відволікання менеджменту від основної роботи. У висновку програми наводяться критерії, за якими керівництво буде визначати, чи вдалося їм досягти поставлених цілей (наприклад, відсоток браку, рівень задоволеності клієнтів, відсоток повернення).

За стандартами системи ISO потрібно, щоб всі бізнес-процеси компанії були задокументовані. Спочатку на підставі «Політики в області якості» готується «Керівництво з якості». Цей документ містить опис зон відповідальності, вимоги до відділу якості, алгоритм ведення документообігу, процедури отримання та обробки скарг. Ще одна група документів називаються «загальносистемних документовані процедурами». За стандартом повинні бути регламентовані 6 ключових процедур. Це управління документами, даними, аудитом, шлюбом, заходами, коригуючими невідповідності і попереджувальними поява невідповідностей. Нарешті, подальша група документів повинна описувати правила ефективного планування та реалізації процесів управління ними.

Після того як всі бізнес-процеси були унормовані, необхідно розпочати дослідну експлуатацію системи. Запускати процеси можна поступово, наприклад, почавши дослідну експлуатацію на відділі постачання, потім перейти на відділ збуту. Дослідна експлуатація повинна супроводжуватися внутрішнім аудитом системи менеджменту для визначення сильних і слабких сторін. В ході аудиту повинні зіставлятися кількісні показники якості та ідеальні параметри, до яких необхідно прагнути. Всі відхилення необхідно зафіксувати і відкоригувати за результатами роботу співробітників.

Заключним етапом є сертифікація СМЯ. Для цього потрібно подати заяву в сертифікаційний орган, прикласти до нього всю підготовлену нормативну документацію, схему організаційної структури компанії та перелік її ключових клієнтів. Після проведення експертизи наданих документів та перевірки системи якості безпосередньо на підприємстві сертифікаційним центром складається протокол, в якому відображаються всі невідповідності. За його результатами компанія в обмежені терміни повинна усунути всі зауваження і надати результати коригувань. Якщо невідповідності усунені, компанії дається сертифікат. На його оформлення йде близько місяця.

Після того, як компанія пройде сертифікацію, роботи з удосконалення системи якості менеджменту не повинні зупинятися. Більш того, сертифікаційний орган періодично повинен проводити повторні аудити. Їх мета полягає в тому, щоб підтвердити, що компанія постійно покращує власну систему менеджменту.