ЯК архівувати особисті справи

Ведення спеціальної документації є невід`ємною частиною кадрової служби того чи іншого підприємства. При цьому на кожного працівника в обов`язковому порядку заводиться особова справа. Надалі особисті справи архівуються в спеціальні папки.

Вам знадобиться

- особисті документи співробітника;
- опис документів;
- папка для особової справи.

Інструкція

Приступите до оформлення особової справи на співробітника відразу після його прийняття на роботу. Уніфікованої форми складання справи не існує, тому ви можете розробити її самостійно. Створіть копії паспорта співробітника, пенсійного страхового свідоцтва свідоцтва ІПН та інших особистих документів, якщо потрібно, наприклад, медичної довідки та посвідчення водія.

Оформіть обкладинку для особової справи. Вкажіть найменування вашої організації відповідно до установчих документів, поставте порядковий номер справи та дату його складання. Також можна написати термін дії трудового договору з працівником. Залиште місце для відміток про звільнення, переведення і т.д. По центру обкладинки розташуйте прізвище, ім`я та по батькові працівника повністю, його посаду.

Перша сторінка особової справи повинна містити опис наявних документів співробітника. Складати опис найкраще в електронному вигляді. Обов`язково вкажіть ПІБ уповноваженого працівника і дату складання опису. Інформацію про наявні документи можна розміщувати у вигляді таблиці, відзначаючи номер кожного з них і роблячи необхідні позначки. Внизу опису повинні стояти підписи упорядника і співробітника, на якого складається особиста справа. Після списку прикладіть копії наявних документів. Далі йдуть всі пов`язані робочому процесу паперу, наприклад, наказ на відпустку, угоди про зміни в трудовому договорі і т.д.

Підшийте особиста справа в папку-архів. Дані документи повинні зберігатися у кадрового спеціаліста або директора фірми під обмеженим доступом до даних. Отримувати будь-якого з документів в особовій справі співробітники можуть за угодою з керівником і під особисту розписку. При звільненні чи переведенні працівника особиста справа переноситься в спеціальний архів про колишніх співробітників компанії.