Як вести журнал обліку службового часу

Для чого необхідний облік робочого часу

Робочий час, його тривалість з урахуванням обов`язкових перерв на обід, визначається трудовим або колективним договором. Це той часовий відрізок, протягом якого працівник повинен виконувати обов`язки, за які він, власне, і отримує заробітну плату. Трудове законодавство встановлює тривалість робочого часу 40 годин на тиждень, а правилами внутрішнього розпорядку на кожному підприємстві встановлюється графік роботи, що враховує її початок і закінчення, а також початок і закінчення обідньої перерви.

Дотримання внутрішнього трудового розпорядку - обов`язок працівника, але бувають випадки, коли він просто змушений відлучитися під час робочого дня. Щоб його відсутність на робочому місці не було зараховано як прогул, йому необхідно повідомити свого безпосереднього начальника і зробити відповідний запис у журналі обліку робочого часу. Таким чином, цей документ дозволяє врахувати фактично відпрацьований час, а також періоди простою, відсутності на робочому місці та ін.

У відповідності зі ст.81 ТК РФ, прогулом вважається відсутність працівника на робочому місці більше 4-х годин без поважної причини.

Хто і як веде журнал обліку робочого часу

Обов`язок ведення журналу обліку робочого часу може бути поставлена того ж співробітнику, який веде табель, або доручена комусь іншому, але в будь-якому випадку, це має бути відображено в його службовій або посадовій інструкції. Цей обов`язок може бути покладена і за наказом керівництва. Тобто той працівник, який відповідатиме за ведення журналу обліку, має нести за це адміністративну відповідальність.

Журнали обліку, виготовлені типографським способом, можна придбати в магазинах канцелярського приладдя або замовити по інтернету. Як правило, в ньому повинні бути такі поля, обов`язкові для заповнення, як:
- порядковий номер запісі-
- дата-
- прізвище, ім`я та по батькові сотрудніка-
- час приходу на роботу-
- час відходу з роботи-
- примітка, в якій записується причина в разі отсутствія-
- графа для підпису.

За порушення трудового розпорядку роботодавець має право зробити зауваження або догану, а також накласти стягнення, термін дії якого визначений в один рік.

Записи в журнал вносяться щодня. Оскільки журнал обліку є документом, всі його сторінки мають бути пронумеровані і прошнуровані. Шнурівка повинна бути опломбована відбитком печатки та підписом особи, відповідальної за ведення журналу.